L’organisation de votre cabinet dentaire se répercute automatiquement sur votre productivité. Une mauvaise gestion de votre temps, de votre argent ou de vos collaborateurs et votre cabinet se retrouve en mauvaise posture et vous, chirurgien-dentiste leader avec. pour favoriser votre bien-être, celui de vos équipes et celui de vos patients, vous devez adopter les règles d’or de l’organisation d’un cabinet dentaire.
Faire du temps son allié et non pas son ennemi.
Gagner trois petites minutes par patient en bâclant votre travail et en laissant de côté la communication n’est pas la solution à adopter. Vous devriez plutôt opter pour le groupement d’actes. Il consiste à effectuer plusieurs actes lors du même rendez-vous. Cette solution permet donc d’allonger la durée de vos rendez-vous, de recevoir, certes, moins de patients par jour mais dans le temps d’avoir la capacité d’en recevoir de nouveaux. Ces nouveaux patients que vous refusiez déjà depuis quelques mois …
Alors, il est vrai que les rendez-vous courts font partis des habitudes mais dites vous que les patients préfèrent généralement se rendre moins de fois chez le dentiste quitte à y rester plus longtemps.
Piloter la délégation.
Il faut apprendre à déléguer et ne pas confondre avec délaisser c’est à dire ne pas confier une tâche et laisser la personne se débrouiller avec, sans jamais l’aider. Déléguer c’est favoriser l’atteinte de la performance et donner de la confiance à ses collaborateurs. Certaines conditions sont nécessaire pour piloter correctement la délégation. Vous devez prendre en considération le contexte, la tâche à effectuer et la personnalité de votre collaborateur. Vous devez aussi être prêt à lâcher le surcontrôle tout en gérant la prise d’autonomie ; à l’accompagner pour atteindre le résultat escompté. Il est donc important de mettre en place un certain suivi en fixant des objectifs clairs, en déterminant les étapes de réalisation de cet objectif, en faisant régulièrement le point ainsi qu’en contrôlant les résultats. Enfin, en observant les résultats obtenus, vous devez réajuster le degré d’autonomie c’est à dire soit l’élargir, soit le réadapter en accompagnant et en expliquant davantage ou en déléguant des tâches mieux adaptées.
Mettre en place des réunions mensuelles.
Ces réunions auront pour but de faire le point sur différents sujets choisis à l’avance. Elles doivent être parfaitement préparées et absolument bénéfiques et constructives pour le cabinet. En effet, elles représentent un impact financier car elles doivent être réalisées sur le temps de travail. Vous, leader, devez faire en sorte que chacun puisse s’exprimer et participer au débat. Si chaque membre de votre équipe donne de nouvelles idées, cela ne peut être que positif et ils se sentiront impliqués dans le processus décisionnel. Ce sentiment est bénéfique, générateur de cohésion d’équipe et de confiance en soi. Aussi, l’animateur de chaque réunion doit être différent à chaque fois, tout comme la personne charger de prendre note de tout ce qui est dit et qui sera transmis à tout le monde au sein du cabinet. Ces réunions sont fédératrices et font avancer l’équipe sur des projets communs.
Repenser son agenda.
Un agenda saturé est signe pour vous d’une efficacité redoutable et représente une grande fierté? Malheureusement, il s’agit plutôt là d’un signe d’une mauvaise organisation. Faites respirer votre agenda pour pouvoir respirer entre deux patients. Pour cela, vous devriez vous mettre à utiliser l’agenda électronique, même si rien ne vous empêche d’utiliser votre agenda papier en complément. L’agenda électronique peut être modifié et complété rapidement et simplement aussi bien par votre assistante, votre secrétaire ou vous. Il permet d’anticiper et d’avoir une vision vraiment claire de vos rendez-vous sur toute la semaine. Le but n’est pas d’engorger votre agenda avec un rendez-vous court pris trois semaines à l’avance et autour duquel les autres rendez-vous devront s’agencer. Ceci est l’exemple type d’une mauvaise gestion de l’agenda et d’une mauvaise organisation. La gestion optimale de votre agenda doit être l’équilibre parfait entre les exigences des patients et vos exigences pour votre cabinet.
De nombreux logiciels vous permettent aussi de perdre moins de temps ou d’éviter les erreurs lors de la prise de rendez-vous par téléphone. La prise de rendez-vous en ligne facilite la communication entre vos patients, votre assistante et vous. Cela peut également permettre d’éviter l’oubli de rendez-vous pour vos patients car ces logiciels sont dotés d’un envoi automatique de rappels et de notifications.
Alors, une bonne organisation cela ne s’improvise pas, cela s’apprend. C’est la base de la réussite de votre cabinet dentaire et ce qui vous permettra d’être meilleur dans votre métier de chirurgien-dentiste leader. L’optimisation de votre organisation vous ouvre la voie vers une démarche d’amélioration continue. Un cadre de gestion n’est pas contraire à la qualité des soins mais à l’inverse une condition de cette qualité.
