Recruter un(e) nouveau(elle) assistant(e) dentaire est une étape incontournable dans la vie d’un chirurgien-dentiste leader dont le cabinet est en croissance.
Pour trouver la personne qu’il vous faut, improviser ne sera pas la clé et enchainer les nouvelles recrues car vous ne trouvez pas « votre perle rare » ne sera pas productif pour votre cabinet dentaire.
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En premier lieu
Avant de poster des annonces un peu partout et d’embaucher quelqu’un au plus vite, vous devez prendre un peu de temps et réfléchir. Vous devez savoir pourquoi vous souhaitez recruter un(e) assistant(e) ; est-ce parce que cela s’est mal passé avec la personne qui était en poste avant et que vous cherchez à la remplacer ; est-ce parce que votre cabinet s’accroît et que vous vous sentez débordés ?
Ensuite, toujours en amont de l’entretien, vous devez définir très précisément chacune des missions que cette personne aura à accomplir au sein du cabinet. Il est également important de définir le statut et les conditions de l’embauche. Chacune de ces étapes peuvent être réalisées en collaboration avec tous les membres de l’équipe pour éviter tout conflit, par exemple, deux personnes qui se retrouveraient sur la même tâche à réaliser. C’est aussi l’occasion pour vous de vous informer sur le ressenti de chacun vis-à-vis de son poste et de ses éventuelles évolutions souhaitées.
Au-delà des missions, pour le bien de votre future collaboration, votre assistant(e) dentaire devra détenir certaines compétences, qu’il est à votre soin de définir.
Vous devez donc déterminer les compétences techniques cliniques (stérilisation, assistanat 4 mains …) et informatiques (Word, Excel, logiciels spéciaux pour cabinets dentaires …) ; les compétences relationnelles, en communication (accueil des patients, gestion des appels …) et en organisation (encaissement, dossiers médicaux …).
Extrêmement bien réfléchir à la répartition du temps de travail entre les tâches cliniques et les tâches administratives est plus que primordial. En effet, au delà de 40% de tâches administratives, un(e) assistant(e) dentaire ne se sent pas épanouie. Elle ne souhaite pas passer ses journées à répondre au téléphone mais plutôt à embellir le cabinet et le rendre plus performant. Votre but n’est pas de la faire fuir vers un autre cabinet mais d’optimiser son temps entre ces deux activités. Le travail au fauteuil est et doit rester l’activité principale.
Il est maintenant temps de réaliser la fiche de poste en regroupant toutes les missions et en donnant un titre décrivant précisément le poste.
Grâce à ce travail préalable, il vous est désormais plus simple de créer l’annonce de recrutement.
Faites votre sélection
Lors de la sélection des candidats sur CV et lettre de motivation, vous ne devez pas vous entêter à trouver à tout prix l’assistant(e) parfait(e) car elle n’existe pas. Vous devez chercher celle qui remplira la majorité des compétences que vous demandez avec motivation et entrain. Dites vous bien que pour que votre assistant(e) soit aussi performant(e) que vous le souhaitez, votre bon management et votre bonne collaboration avec elle sera la clé.
Réalisez des entretiens
Bien choisir le lieu de l’entretien peut sembler anecdotique mais ne l’est en réalité pas du tout. Il est déconseillé de l’effectuer dans une salle de soins car l’endroit n’est pas suffisamment neutre. N’hésitez pas à faire visiter le cabinet et pourquoi pas à présenter des membres de votre équipe.
N’oubliez pas que : structurer et préparer un entretien est la clé de sa réussite. Vous ne devez pas voir cet entretien à réaliser comme une corvée ou comme une perte de temps. Et surtout, ne déléguez cette tâche à personne d’autres car c’est avec vous que l’assistant(e) sera amené(e) à collaborer.
1- Commencez par vous présenter brièvement ainsi que votre cabinet. N’hésitez pas à apporter des précisions sur vos spécialités, sur votre type de clientèle …
2- Demandez à la candidate de se présenter : sa formation, ses dernières expériences professionnelles, ce qu’elle attend du poste, … Pensez à prendre des notes au fur et à mesure de son discours
3- Maintenant que vous connaissez les informations de base sur votre candidat, explorez sa personnalité et son caractère grâce à des questions que vous aurez préparé en amont. Ce serait une erreur de se concentrer uniquement sur le côté professionnel car vous serez amenés à travailler en étroite collaboration. Ainsi, être sur la même longueur d’onde et se sentir à l’aise avec l’autre peuvent s’avérer essentiels.
4- Privilégiez les questions ouvertes pour laisser votre candidat s’exprimer le plus possible. C’est un bon moyen pour observer ses compétences en communication et sa façon de s’exprimer.
5- Enfin, laissez votre candidat vous questionner sur ses éventuelles interrogations au niveau du poste, des conditions d’embauche, du cabinet, …
Proposez un entretien d’essai
Suite à vos entretiens, joignez par téléphone les quelques candidats que vous avez retenus pour vous assurez qu’ils soient toujours intéressés.
Ainsi, pour la phase finale, proposez un essai au fauteuil. Ce dernier est un des meilleurs moyens pour être certain de votre décision. Il permet de juger la motivation de vos candidats, d’analyser votre aptitude à travailler ensemble et surtout de tester leurs compétences techniques
Alors vous, chirurgien-dentiste leader, devenez un expert du recrutement et ne vous trompez plus jamais dans le choix de vos collaborateurs pour assurer le développement et la réussite de votre cabinet dentaire.
